Електронната поща поема по пътя на факса

Много хора имат сходни оплаквания от фирмената електронна поща: приливната вълна от нежелани писма, която прелива от спам-филтрите, неуместните прес-рилийзи, дразнещите отговори до всички и така нататък. Дали офисът би бил по-добро и по-продуктивно място, ако служителите бяха свободни от веригите и оковите на електронната поща?

Точно в това вярва компанията за международни ИТ услуги Atos Origin, която си е поставила крайно амбициозна цел - да отучи тотално в следващите три години своите 80 000 служители от употребата на електронна поща.

Огромен дял от работното време се губи в четене на поща

"Обемът на мейлите, които изпращаме и получаваме, е невъзможен за поддържане в бизнес-среда", казва изпълнителният директор на фирмата Тиери Брентън. "Мениджърите прекарват между пет и двадесет часа седмично в четене и отговаряне на електронна поща."

До тази инициатива се достига и вследствие на друг фактор: служителите разчитат все повече на социалните методи на комуникация. Налице е Twitter, Facebook и много други инструменти, работещи вътре в компанията - и извън нея. Изглежда, че електронната поща е започнала да преминава на заден план, отстъпвайки водещата роля именно на социалните технологии.

Младежите приемат пощата за "прекалено официална"

Това прозрение беше подложено на много подробен анализ преди няколко месеца. През ноември 2010 г. изпълнителният директор на Facebook Марк Зукърбърг обяви на пресконференция, на която демонстрира новата им услуга Messages: "Не смятаме, че една съвременна система за обмен на съобщения би била подобна на електронната поща."

Според него катализаторът за решението Facebook да преработят платформата си за съобщения е била дискусия с ученици в гимназията, които са заявили, че вече рядко използват електронна поща, тъй като тя е "твърде официална".

Същата теза намира отражение и в нов доклад от организацията за ИТ проучвания ComScore. Употребата на електронна поща сред младежите на възраст между 12 и 17 години за изминалата година е спаднала с цели 49 процента. 25- до 35-годишните потребители също са намалели, макар и не в толкова голяма степен - 18 процента, а употребата й сред 45- до 54-годишните е спаднала с 12 процента.

Корпоративната култура обаче не е узряла за бърза промяна

Когато мениджърите на Atos Origin обявяват, че ще изоставят напълно електронната поща след 3 години, главният консултант на компанията Уилям Райс споделя, че вестта първоначално е била посрещната с шок.

"Доста дълго обсъждахме колко безумна е идеята да бъде премахната изцяло електронната поща", твърди Райс. След това обаче служителите на фирмата започват да осъзнават, че може би плановете за това не са чак толкова безумни - и може би дори идеята е чудесна.

"Това обаче е по-скоро промяна в културата и поведението, отколкото "Хайде да отскубем от контакта сървърите за електронна поща и да закачим на тяхно място нови инструменти"," коментира той.

Atos Origin са решили да възприемат в офисите си социални бизнес-решения, които "да запушат социалната пропаст в света на бизнеса". Тези продукти се очаква да осигуряват по-личен, незабавен и финансово ефективен начин за управление и споделяне на информация на работното място, казва Райс.

Инструментите, които фирмата разглежда като възможни алтернативи, са от доста широка гама: от продукти на Microsoft и Oracle до малки стартиращи компании и инструменти с отворен код.

Потенциалните наследници на пощата са крайно разнообразни

В първите шест месеца от инициативата фирмата смята да се концентрира върху анализ на настоящата култура на информационен обмен сред 80-те хиляди служители - и да прави пилотни тестове на потенциалните заместващи инструменти.

Atos Origin вече използват продукти като Microsoft Office Communicator и Yammer - и са изградили платформи за социални общности, чрез които се споделят и регистрират идеи - което е намалило до този момент количествата електронна поща с 10-20 процента.

Пълното премахване на електронната поща е доста амбициозна цел, твърди Райс, но според него именно в тази насока са поели социалните бизнес-решения.

"В момента електронната поща просто идва по хронологичен ред. Тя е просто един куп пликове и съобщения, без какъвто и да е начин да се установи какво е важно", казва той. "Ако погледнем разработките като Priority Inbox на Gmail, това е по-еволюционен начин да възприемаме електронната поща. И все пак пощата е твърде древна технология, която не е еволюирала особено отвъд първоначалната си концепция."

Има доста сериозни аргументи в полза на социалните решения, които някой ден да надминат употребата на електронна поща в корпоративна среда; но тепърва предстои да видим дали фирмената култура и нагласи ще еволюират до степен след три години подобна идея да се превърне в реалност.