Работата се разраства до такава степен, че да изпълни цялото налично време.
С тази фраза историкът Сирил Норткот Паркинсън започва своето есе за сп. "Икономист" през 1955 г. - основата на т.нар. "Закон на Паркинсън", известен и до днес.
Авторът дава пример с възрастна дама, която сяда да напише картичка на племенницата си. Поради факта, че жената няма никаква работа за вършене, тази иначе проста задача успява да запълни целия й ден - един час отива за избиране на картичката, още един час за търсене на очилата, половин час за намиране на точния адрес на племенницата, час и половина за съставянето на писмото, и още 20 минути за чудене дали да вземе чадър на излизане до пощата. Усилието, което би отнело не повече от три минути на един зает човек, би могло да се разтегли с часове при наличието на по-свободно време.
Всеки, който се е изправял пред предизвикателството да завърши работата си в определен краен срок, знае колко верен може да бъде законът на Паркинсън.
Статията на историка има съвсем конкретна цел - критика срещу бюрократизирането на британската държавна администрация. Независимо от съкращаването с 2/3 на флота на ВМС на Великобритания и намаляването на армейския щат с една трета между 1914 и 1928 г., числеността на чиновническия апарат се е надувала с почти 6% на година.
Колкото по-малко хора и дейности трябва да се управляват, толкова повече се увеличава управленският състав. Паркинсън посочва, че причината за този парадокс е свързана с фактори, които нямат нищо общо с особеностите на оперативните нужди на ВМС.
Един от учените, които подкрепят верността на тази теория, е Щефан Търнър, преподавател в Медицинския университет на Виена. Интересът му към закона на Паркинсън възниква, когато факултетът по медицина в Университета на Виена се отделя в самостоятелна структура през 2004 г.
В рамките на 2 години, казва Търнър, новият Медицински университет на Виена увеличава администрацията си от 15 на 100 души, докато академичният състав почти не се променя.
По същото време той попада на книгата на Паркинсън и се вдъхновява да тества закономерностите му с математически модел.
"Паркинсън твърди, че всяка компания, в която се наблюдава 6% годишен ръст на административния апарат, рано или късно ще прекрати съществуването си, тъй като цялата работна сила ще се занимава с бюрокрация, за сметка на производителността", казва Търнър.
Паркинсън изтъква два елемента, които водят до бюрократизацията. Първият от тях е т.нар. закон за мултиплицирането на подчинените - тенденцията на мениджърите да назначават по двама или повече подчинени за изпълнение на собствените им задачи, така че никой да не влиза в пряка конкуренция със самия мениджър. Вторият фактор е склонността на чиновниците да създават работа за други чиновници.
Компаниите обикновено започват съществуването с хоризонтална йерархия. Когато бизнесът се разраства, мениджърите привличат асистенти, които впоследствие биват повишавани и на свой ред започват да назначават свои собствени подчинени.
Така започва да расте пирамидалната структура. Добавят се изкуствени пластове, които нямат друга цел, освен да въвеждат нова йерархия и да създават възможност за структурно разместване на хората, които мениджърът иска да мотивира и удовлетвори. Когато пирамидата се окаже прекалено голяма или скъпа за поддържане, тя може да "изяде" цялата печалба на компанията. Ако бюрократичният състав не се съкрати драстично на този етап, компанията ще загине.
Търнър анализира и структурите, които стоят в основата на изследването за неефективността при Паркинсън: правителствата.
Австриецът и колегите му изследват броя на министерствата в близо 200 държави и установяват, че е налице отрицателна корелация между числеността на кабинета и ефективността на правителството, политическата стабилност, плурализма и отчетността (измервани от Световната банка), продължителността на живота, нивото на образованост и стандарта на живот (измервани от ООН).
Моделът на учените показва значителна промяна на ефективността, когато групата достигне численост от 20 души.
"Създадохме реалистичен модел на свързаност между хората и дадохме на виртуалните комисии случайни първични мнения по различни теми. При 20 души виждаме сериозни различия в способността за изграждане на коалиции. Образуват се по-малки групи по интереси, които се блокират взаимно. Това обяснява защо става все по-трудно да се достигне до консенсусни решения при големите правителства", казва Търнър.
Ако тезите на Паркинсън продължават да са валидни и до днес, дали същото важи и за прословутото му първо изречение? Дали е вярно, че без стриктни крайни срокове човек е склонен да пилее времето си, така че изпълнението на конкретна задача да отнема повече от необходимото?
Изследванията, проведени през десетилетията след есето на Паркинсън, показват, че в него има известна доза истина.
През 60-те години учени доказват, че ако изследваните лица "неочаквано" получат допълнително удължаване на срока за работа по задачата, тя ще им отнеме повече време за завършване.
При друго изследване от 1999 г. участниците са помолени да оценят четири групи със снимки. Когато им съобщават, че четвъртата група ще отпадне, изследваните лица започват да протакат оценките си по предпоследния трети комплект, вместо просто да приключат със задачата по-рано.
Учените откриват, че допълнителното време, прекарано в изпълнение на конкретната задача (броене на броя букви в дадени фрази), не е довело до подобряване на точността или на способността за запомняне на двойки думи при проведения впоследствие изненадващ тест.
В такъв случай - какво би трябвало да направи човек, за да повиши продуктивността си? Дали да си поставя по-кратки крайни срокове, или да ограничи усилията, влагани в работата?
Дали ограниченото време може да подобри продуктивността ни?
Хората имат ограничен капацитет за запаметяване, внимание и издръжливост (ментален диапазон), казва Елдар Шафир, професор по психология в Принстън.
Тъй като способността ни да се концентрираме е ограничена, ние я разделяме спорадично, както намерим за добре, докато изпълняваме задачите от всекидневния си живот. Понякога - по необходимост - се налага човек да се стегне и да фокусира усилията си.
Когато човек знае, че има краен срок и той изтича скоро, това му действа като предупреждение за наближаваща буря - заплашително и неизбежно. Това е причината, поради която умът се мобилизира по-сериозно за изпълнението на задачата.
Проблемът е, че дори тя да бъде завършена перфектно, всичко останало се измества в периферията на вниманието - дори да става дума за важни лични ангажименти. Това е цената, която всеки плаща за успеха, постигнат с пълна концентрация на усилията.
Бързането за изпълнението на задача в кратки срокове може да има и недостатъци - особено когато срокът е определен от някой друг. Ако времето за работа е твърде кратко и човек изпадне в паника, ще се наложи да пожертва ефективността си, а оттам всичко може да се обърка.
Хората често казват, че ако не са били притиснати в последния момент, нямаше да приключат с работата. Но изследванията показват, че продуктивността на хората не е линейна.
Какво означава това за хипотетичната възрастна дама на Паркинсън, която пише писма на близките си? Ако си беше дала по-стегнат срок, вероятно щеше да приключи по-скоро. Но ако и без това няма нищо за правене през целия ден, може би е завършила тъкмо навреме.
