Изграждането на компания, в която работят дигитални номади, е ключов фактор за развитието на бизнеса.
В следващите редове ще споделя какъв организационен дизайн имаме, част от работните ни процеси, с какви уеб и мобилни технологии работим на pravatami.bg и Advokatami.bg
Организационният дизайн
Basecamp е нашият щаб.
Основната работа и комуникация се случва тук. Приложението е налично за уеб и мобилни устройства. Няколко са функциите, които ни позволяват да бъдем много по-организирани, фокусирани и продуктивни:
Чат. Комуникираме 1:1, с определена група хора или всички заедно. Използваме чат за бързо изчистване на даден въпрос.
Стена със съобщения. Когато е нужно да се обърнем към останалите от екипа с по-дълъг текст, било да се представи идея, резултат от дейност и т.н.
Цялата комуникация може след това лесно да се намира чрез търсачка. Информацията е винаги налична. Значително се намали и огромния поток от хаотични имейли, които преди това хвърчаха във всички посоки.
Списъци с цели и задачи. За да постигнем определена цел - трябва да извършим серия от малки, конкретни и измерими задачи. Така организираме работата по същество. Така изглежда например работата ни по кампанията за подаване на годишните финансови отчети (ГФО):
Имаме си място и за всички файлове, така че когато на някой му потрябва нещо, да знае къде да го потърси.
Крайни дати и срокове. Някои задачи имат крайни дати и с един клик аз, като лидер, мога да видя къде изоставаме. От друга страна всеки от екипа вижда къде и кога наближава крайна дата по задача, за която отговаря.
Доклади: кой - какви задачи има на раменете, кой- какво е направил, кой - какво прави в момента, къде изоставаме и т.н .Справка се пуска бързо и лесно:
Автоматични въпроси. Една от любимите ми функции. Можем да избираме какво и кога системата автоматично да пита и след това всички отговори са публични за екипа. Тази функция е ключова за дистанционно работещи, защото преодолява много недостатъци от това да не сме заедно в един офис. Въпросите, които всеки от екипа получава:
"Как мина днес?" Задава се в края на всеки работен ден. В свободен текст всеки споделя как е минал денят - къде е направил удар, къде е ударил греда, има ли нужда от помощ, дали го мъчи нещо и каквото друго реши да сподели с всички останали. Когато представях идеята на екипа им казах: "представете си, че сме приключили деня и заедно си тръгваме от офиса, говорейки за изминалия ден и рефлектирайки върху постигнатото". Всички получават отговорите на всички и лесно се държим в течение.
"Какво предстои тази седмица?" Пита се всеки понеделник сутрин. Целта е всеки един от екипа да може да си планира собствените задачи спрямо организационните цели и приоритети за месеца / тримесечието. Така всеки е форсиран да отдели 5-10 мин. и да разпише по какво ще работи тази седмица. Това помага много през седмицата да държим фокуса и да си преследваме целите, вместо да работим хаотично спрямо всичко, което се появи през седмицата.
"Какво постигна миналата седмица?" Отново всеки понеделник сутрин. Тук споделяме и рефлектираме върху работата си от изминалата седмица. Знаенето, че ще има такъв въпрос, допринася за повече упоритост при постигане на заложените седмични цели. Peer pressure.
"Какво ще правиш този уикенд?" - всеки петък споделяме плановете и вълненията си за предстоящия уикенд.
Други въпроси, които системата пита от време на време са свързани с любима книга или филм, на които скоро сме попаднали, нещо друго, което ни е вдъхновило и т.н.
Екипни срещи
Срещите могат да бъдат много, много изтощителни за екипа. Много често концепцията за среща е тотално сбъркана - правят се сутрин, когато обикновено много хора са най-продуктивни, ангажират се хора, които нямат пряко отношение по дадени проблеми (губи им се времето), няма ясна цел и програма на срещата.
Един час среща с 10 човека от екипа е равно на 10 часа работно време. Към това време прибавяме и времето, от което всеки има нужда, за да спре работа, да отиде на среща и след края - да се върне към задачите си. Тази смяна на фокуса отнема време.
Нашите срещи провеждаме в Google Hangouts. На срещите присъстват само хора, които имат пряко отношение към предстоящите неща за обсъждане. Всички срещи правим надвечер българско време.
Имаме две редовни 30-минутни срещи през седмицата. Заложени са в календарите ни и всеки получава напомняне за предстояща среща.
Вторник: ревю на борда ни с всички показатели за растеж на седмична база. Това включва преглед на успешните и неуспешни тестове (всяка седмица правим около 10 разлини теста в тези направления), коментари за изминалата седмица и обсъждане на фокуса за идната седмица. Преди срещата всеки знае какво трябва да подготви.
През 1-2 седмици правя и своите 1:1 с член на екипа в този ден. Изслушвам проблемите му и нещата, които иска да сподели, въпросите, които има към мен; давам своята навременна обратна връзка за работа му, винаги много внимавам тонът да бъде позитивен, градивен и мотивиращ.
Четвъртък. Ревю на стратегията ни за конкретен продукт, който предстои да пуснем или сме пуснали и развиваме. Тук влизаме в повече детайли и конкретика, изчистваме определени проблеми бързо и на място, вземаме решения и действаме. В първия четвъртък от месеца правим и оценка на изминалия месец + план за идния, който да се вписва в предварително начертаната годишна стратегия, разпределена в тримесечия.
Google Drive: Docs and Sheets.
От Ден №1 на pravatami.bg работим с Google Docs - там се разписват Правата (статиите), редактори и автори работят по текста, правят промени и коментират конкретни текстове. Актуалните документи са винаги достъпни в облака, от всяко устройство.
Изполваме Docs и за всякакви други текстове, по които работят повече хора, като например копи текстове на нови уеб страници, текстове за различните системни имейли в приложенията ни и др.
Sheets ползваме за всички Excel неща. Тук имаме борд с всички показатели за седмицата: приходи по продукти, брой потребители, брой плащащи потребители, имейл абонати, показатели от социалните мрежи, трафика на сайтовете и всички други важни за нас показатели. Така, всеки от екипа ясно вижда резултатите от своята работа. Подобен борд имаме и за месеца. Разбира се, ползваме Sheets и за бюджетиране + всякакви сметки.
Trello
Това е страхотен безплатен инструмент, който обикновено ползваме за процеси. Бордовете в Трело наричаме процесорни. Такъв е бордът с Правата (статиите).
Всяко едно Право тръгва от списък със заглавия и се движи > в процес на писане > предадено за редакция > в редакция > за публикуване > публикувано > за актуализация (всички текстове се актуализират постоянно съобразно промените в законите).
Чрез Trello на Advokatami организираме процесът по формиране и провеждане на седмични тестове за растеж, дейности по продажби, обслужване и др.
Бързо мнение или обратна връзка.
Нещо, което през последните месеци има много добър ефект: когато например искам да дам указания на уеб екипа за това как да се подобри дадена страница - записвам екрана си, докато говоря и използвам продукта/страницата. След това директно запазвам в Dropbox папката си и пращам линка на колегите. Става много лесно и бързо. Много по-експресивно е от чист текст или скрийншотове с текст и стрелки.
Повече полезни уеб и мобилни инструменти, заедно с линкове и опис на бизнес книги и умни хора за следене, може да намерите в тази статия.
