Лятната отпуска, колкото и лелеяна да е тя, може да се окаже повод за сериозно напрежение и стрес, особено в днешната корпоративна среда.
За много хора последните дни преди заминаване на почивка са изпълнени със задачи и опит да се навакса с работа, а периодът на завръщане е още по-голям стрес, тъй като се е натрупала много работа и хаотична комуникация.
Причината често не е в самата работа, а в липсата на подготовка. Незавършените задачи, неясното разпределение на отговорностите и чувството, че всичко зависи от нас, превръщат почивката в период, през който продължаваме да мислим за офиса.
Затова и подготовката за излизане в отпуска е толкова важна. Хубавото е, че с няколко прости стъпки можем значително да намалим напрежението както преди отпуска, така и след нея.
Общата платформа на Webcafe.bg и Money.bg за кариерни съвети, която свързва талантите с бизнеса.
Ето какво правя аз, докато чакам да дойде моето време да изляза в почивка в края на август:
Започвам с подготовката отрано
Никога не оставям нещата за последните два-три дни. Поне 2-3 седмици преди началото на отпуската преглеждам календара си и отбелязвам какви са предстоящите срокове - колко от тях трябва да се спазят преди излизането ми в почивка, има ли такива, които са за самата отпуска и т.н.
На тази база определям приоритетите в работата си за оставащите дни преди ваканцията - какво ще свърша сам, какво трябва да делегирам на колеги и какво може да изчака до завръщането ми обратно в офиса.
В този момент спирам да приемам нови дългосрочни ангажименти, които да трябва да вкарвам в графика си - това може да изчака след отпуската. Така не се натоварвам с прясно започнати проекти, които може да ми тежат по време на почивката.
Предупреждавам отрано, че няма да ме има
Опитът показва, че няма как да разчиташ, че колеги, партньори и клиенти сами ще си спомнят за кога съм си насрочил отпуската.
Отбелязвам отсъствието си в служебния календар, уведомявам хората, с които работя на ежедневна база и изпращам кратък имейл до външните партньори около седмица-две предварително.
В мейла посочвам:
- откога докога няма да съм на разположение
- кой ще ме замества
- докога съм на разположение за въпроси, които имат нужда от личното ми внимание/участие.
По този начин давам възможност на хората да вземат предвид отсъствието ми и ако съм пропуснал нещо важно, да ми напомнят отрано. А и така поставям граница, с която се избягва момента на "само още една малка задача" в последния момент.
Важно е да се знае кой те замества
В нашата редакция е сравнително ясно кой кого замества, но ако липсва подобна принципна организация, е добре да се разберете с някой колега по-отрано. Това е първата стъпка.
След това аз подготвям документ с цялата необходима информация, за да може човекът, който поема и моята работа за този период, да е наясно какво може да очаква и какво е нужно да прави, докато ме няма.
Вътре включвам:
- предстоящите срокове;
- текущо състояние на проектите, по които работим;
- местоположението на важните файлове;
- ключовите контакти;
- възможните проблеми и начина, по който могат да бъдат решени.
А седмицата преди отпуската провеждаме една среща, на която преминаваме през всички важни задачи, за да мога да отговоря на въпроси, които може да се появят по тях.
Не се опитвам да свърша цялата работа за няколко дни преди отпуската
Много хора приемат отпуската като краен срок и бързат да наваксат и да приключат с всички задачи. Практиката при мен показва, че това нито е възможно, нито е здравословно, тъй като 1) изтощително е; и 2) правят се много повече грешки.
Вместо да се претоварвам така, предпочитам да се съсредоточа върху най-важните задачи, а останалото да оставя за след завръщането. Идеята е в крайна сметка да изляза в почивка спокоен, а не изтощен и изнервен.
Последният работен ден преди отпуска не е за срещи
По възможност винаги си оставям последните няколко часа преди излизането във ваканция свободни от срещи и някаква ключова работа. Предпочитам да използвам това време за приключване на някакви дребни задачи, изпращане на последни имейли или да си подредя и почистя бюрото.
Каквото и да говорим, да се върнеш на работа в подреден офис е малък, но важен психологически бонус, който помага за обратната адаптация към работния ритъм.
Настройвам автоматичния отговор на служебната поща и спирам известията
Автоматичният отговор в служебната поща не е просто формалност. Винаги пиша ясно кога отсъствам и към кого да се обърне подателят при нужда. Най-малкото по този начин хората няма да очакват да им върна отговор веднага.
След това направете най-трудната, но и най-важната стъпка - да изключиш всички известия от служебния имейл и работните чатове. Аз предпочитам за всеки случай да остана на разположение на телефон, ако стане нещо наистина екстремно, но други си проверяват пощата веднъж на ден или се изключват тотално. Каквото и да изберете, добре е да се комуникира с останалите, за да знаят как те да реагират при някаква извънредна ситуация.
Подготовка за завръщането
За да си осигуря спокойна почивка, си правя малка подготовка и за завръщането след отпуската. В календара си залагам за първия ден обратно на работа време за аклиматизация - четене на мейли, преглеждане на това, какво се е случило, докато не ме е имало и т.н.
Избягвам да насрочвам срещи за този първи ден. Вместо това си правя списък с най-важните задачи, с които да започна тогава. Така не си губя времето да се чудя откъде да подхвана работата, когато се върна към обичаен работен режим.
В най-добрия случай си осигурявам поне един ден буфер след пътуването - за почивка и свикване с идеята, че на следващия ден съм на работа.
Така, в крайна сметка, малко подготовка ми спестява след това дни наред бързане, нервност и напрежение. А това, на свой ред, означава, че по време на почивка си спестявам тези няколко дни на отпускане, в които да се чудя на работа какво се случва.
"Твоето БЪДЕЩЕ" се реализира в партньорство с Cetin, Coca-Cola HBC Bulgaria, Kaufland, Силвър Стар, DENSHI, МЕТРО, Агрополихим.
